Minggu, 15 September 2019

5 Langkah Pembuatan SOP Yang Harus Kamu Tahu.

Posted by pulpen cinta on 15.29 with No comments
Untuk memajukan perusahaan, maka perusahaan perlu melakukan Pembuatan SOP. berbagai definisi SOP dan Tujuan dari membuat SOP yaitu memberikan kemudahan kepada pelaksana tugas. Jika dalam instansi tidak memiliki standar operational prosedur, maka perusahaan itu sangat sulit untuk berkembang dan maju. Bahkan kemunduran dan kegagalan bisa dialami oleh perusahaan yang tidak memiliki standar operational yang jelas. 

Hal dalam Membuat Standar Operasional Prosedur
Ketika  sistem tersebut dibuat terlalu detail dan rumit, tentu saja akan membuat karyawan menjadi kebingungan. Hal tersebut akan menyebabkan karyawan bekerja tanpa prosedur yang jelas. Meskipun di dalam sebuah organisasi sudah memiliki sistem SOP, jika tidak ditaati maka sistem tersebut tidak ada artinya sama sekalii. Oleh karena itu agar memperoleh hasil terbaik memerlukan perencanaan sebaik-baiknya.

1. Menentukan Tim dan  Bisnis apa yang ingin di Bangun.
Pada umumnya pihak HRD atau sering dikenal dengan Human Resources Departement terlibat dalam proses Pembuatan SOP dan menentukan tim. Anggota tim lainnya bisa berasal dari setiap kepala departemen, karena mereka juga bertanggung jawab atas bawahan, untuk mengetahui cara kerja dan prosedur lainnya. Biasanya juga meggunakan konsultan untuk membantu dalam urusan eksternal perusahaan. Pastikan orang-orang dalam tim adalah yang mengetahui prosedur dan cara kerja perusahaan dengan baik.
Setelah tim terbentuk, kemudian tim bisa mempelajari keseluruhan proses yang berlangsung dalam perusahaan. Contohnya apa saja yang terjadi dari sejak bulan pertama penjualan hingga terjadi pembelian dan pengiriman produk ke pelanggan, dokumen apasaja yang diperlukan,  serta siapa yang melakukan, hubungan antar departemen bisa terlihat melalui dokumen dan proses yang ada, barulah menentukan bisnis apa yang ingin di bangun. Mulai dari penentuan tempat, penentuan kebutuhan produk, dan masih banyak lagi.

2. Pengumpulan Data Dokumentasi, membuat Flowchart dan Narasi
Setelah mendapatkan beberapa gambaran besar hingga mikro mulai dari proses yang terjadi dalam perusahaan, semua dokumen dan data dicatat dengan jelas dan detail. Mulai dari dokumen yang digunakan untuk penjualan, retur, invoice, hingga nama dan nomor atau bisa juga kode dokumen. Siapa yang bertanggung jawab dan pihak mana yang terlibat. Hal ini perlu diketahui untuk mengetahui arus informasi dan mendeteksi adanya data yang bocor.
Kemudian data yang sudah terkumpul lalu di visualisasikan dengan flowchart. Sehingga proses Pembuatan SOP dapat memudahkan untuk mengetahui hubungan antar proses dari departemen. Setiap alur kerja dinarasikan sehingga jelas siapa yang bertanggung jawab, personel yang melakukan, dan apa yang bisa terjadi dalam setiap kemungkinan lengkap dengan solusinya. 

3. Review Flow Chart  yang telah dibuat
Flow Chart dan Narasi yang sudah selesai, kemudian diperiksa ulang dengan cara membagikannya ke setiap departemen untuk diperiksa, karena mereka yang sehari-harinya bekerja sesuai dengan aturan SOP tersebut. Dipimpin oleh kepala departmen, mereka bisa memberikan penambahan, koreksi, atau masukan sebelum hasil akhir nantinya akan menentukan berhasil tidaknya flowchart yang digunakan .
4. Simulasi dan Penetapan Standar Operasional Prosedur
Setelah melakukan proses perbaikan dan feedback, hal selanjutnya yaitu melakukan uji coba. Setiap bagian sistem standar operasional prosedur dilakukan dan harus sesuai yang sudah ditetapkan. Bila terjadi perbedaan dalam pelaksanaan dan kondisi sebenarnya maka sisterm tersebut harus diperbaiki kembali, sebelum nantinya disetujui.
Dari tahap simulasi, pembuatan sop siap untuk ditetapkan menjadi proses yang baik dalam operasional perusahaan. Beberapa salinan bisa diberikan kepada setiap departemen. Kemudian proses akhir standar operasional prosedur harus diimplementasikan dengan cepat, agar nantinya bisa ditetapkan untuk sebuah peningkatan kinerja di perusahaan. Dengan memiliki sistem yang baik, karyawan sudah dapat bekerja sesuai dengan arahn, lebih teratur, dan menghindari kebocoran dalam perusahaan.

5. Lakukan Sosialisasi SistemStandar Operasional Prosedur tersebut
Jika SOP sudah mendapat persetujuan, kini anda bisa segera mensosialisasikan sistem tersebut kepada semua divisi yang terlibat. Jangan lupa untuk mengadakan rapat khusus untuk melakukan hal ini. Beri tahu bahwa implementasi siap dilakukan dan setiap SDM diharapkan untuk mematuhi sistem tersebut. Ketika sistem ini sudah di implementasikan bukan berarti tugas sudah selesai. Namun, dalam beberapa bulan ke depan lakukan pengecekan secara berkala, agar dapat mengetahui efektifitas atau tidaknya sistem tersebut.

Jika dalam pembuatan sistem operasional tersebut mengalami masalah dalam pelaksanaanya, maka pihak pembuat sistem harus melakukan perbaikan dan evaluasi kembali. Oleh sebab itu, pembuatan sistem ini harus benar- benar diperhatikan. Karena dengan adanya sistem ini juga dapat mempermudah karyawan dalam bekerja di perusahaan tersebut. Pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan panduan yang ada dalam perusahaan.
Categories:

0 komentar:

Posting Komentar